A diferença das 24 horas hoje e ontem

As 24 horas dos dias de hoje são as mesmas dos tempos dos primeiros cristãos, de Shakespeare ou Ford, certo? A sensação é de que o tempo é mais curto e temos que cronometrar cada passo do dia senão nos perdemos.
Se as horas são as mesmas de antigamente, o que mudou é que agora se intercalaram no nosso dia-dia tecnologias que nos impõe dar conta de várias coisas simultaneamente. Enquanto redigia a coluna, estava respondendo mensagens do MSN, com o telefone no ombro e tentando engolir meus remédios senão as tarefas me absorvem e eu por vezes esqueço.
E, como hoje é o primeiro dia do último mês do ano, resolvi me aprofundar um pouco mais sobre administração do tempo para que, em 2010, possamos ser mais eficientes e menos atribulados.

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Come-come tempo

Lembra de um vídeo-game que se chamava come-come? Os contemporâneos do Atari vão saber sobre o que estou falando… O mesmo parece ocorrer com nosso dia. Durante a jornada, identifique o “come-come” que mais contribui para que você desperdice seu tempo e tente controlar o jogo.

  • Falta de foco
  • Excesso de e-mail
  • Excesso de telefonemas
  • Excesso de papéis
  • Multitarefas
  • Excesso de reuniões
  • Acomodação
  • Escravização pelo celular
  • Falta de concentração

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Evite a delegação “bate-volta”

O sócio-diretor do Instituto Brasileiro para a Competitividade (IBC), Lauro Volaco, informa que, no treinamento direcionado à melhoria da eficiência do tempo, um dos maiores entraves aos profissionais é a delegação reversa. “Isso acontece quando delegamos uma atividade para um de nossos subordinados ou dependentes, que nos devolve sem e aceitamos, gerando retrabalho e perda de tempo”, alerta.
Para se livrar dessa forma de delegação, ele dá algumas sugestões:

  • Resista à tentação de pegar a tarefa de volta
  • O procedimento adequado é reforçar a orientação, ainda que leve um pouco mais de ? tempo
  • Cuidado com o que foi feito errado, pois pode ser um pretexto para se livrar da atividade
  • A prática mostra que não aceitar a devolução e mandar fazer de novo é o procedimento correto
  • Não aceitando de volta a tarefa, raramente volta errado pela segunda vez.

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Tudo em seu devido tempo

Para que tudo seja feito a seu tempo e que não leve trabalho para casa, é preciso autodisciplina e treinamento constante, com foco na tarefa e nos recursos tecnológicos que nos tira atenção ao longo do dia. No caso dos e-mails, por exemplo, é comum recebermos vários spams, correntes, apresentações de PowerPoint de amigos e colegas e, se deixamos nos “contagiar”, perdemos muito tempo precioso que vai fazer falta lá na frente. Não quero aqui dizer para deletar e-mails dos amigos e deixar de ler esse tipo de mensagem, mas abra uma pasta para esse tipo de e-mail e leia no seu tempo livre, sem pressa ou compromissos. “Faça certo da primeira vez e sempre. Embora simples, o uso desses conceitos na prática do dia-a-dia podem evitar que neste Natal você seja mais um a dizer que ´está numa correria intensa e não tem tempo sobrando para nada´”, avalia Volaco.

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Dicas

Além dos problemas que já identificamos como desperdiçadores do tempo, o consultor elenca alguns outros temas que fazem parte de um treinamento específico para organizar nosso tempo nas 24 horas. Veja se você se encaixa em um desses itens e mude para melhor!

  • Desperdiçadores do tempo
  • Planejamento inadequado
  • Problemas de comunicação
  • Desorganização pessoal
  • Administração por crise
  • Dificuldade em tomar decisões
  • Dificuldade em diagnosticar problemas
  • Perfeccionismo
  • Incapacidade de dizer não
  • Uso inadequado do telefone e do e-mail
  • Falta de prioridades
  • Dificuldade em diagnosticar problemas
  • Falta de estabelecimento de objetivos pessoais

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Autor: Ana Paula
Empresa: Stampa News