As 24 horas dos dias de hoje são as mesmas dos tempos dos primeiros cristãos, de Shakespeare ou Ford, certo? A sensação é de que o tempo é mais curto e temos que cronometrar cada passo do dia senão nos perdemos.
Se as horas são as mesmas de antigamente, o que mudou é que agora se intercalaram no nosso dia-dia tecnologias que nos impõe dar conta de várias coisas simultaneamente. Enquanto redigia a coluna, estava respondendo mensagens do MSN, com o telefone no ombro e tentando engolir meus remédios senão as tarefas me absorvem e eu por vezes esqueço.
E, como hoje é o primeiro dia do último mês do ano, resolvi me aprofundar um pouco mais sobre administração do tempo para que, em 2010, possamos ser mais eficientes e menos atribulados.
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Come-come tempo
Lembra de um vídeo-game que se chamava come-come? Os contemporâneos do Atari vão saber sobre o que estou falando… O mesmo parece ocorrer com nosso dia. Durante a jornada, identifique o “come-come” que mais contribui para que você desperdice seu tempo e tente controlar o jogo.
- Falta de foco
- Excesso de e-mail
- Excesso de telefonemas
- Excesso de papéis
- Multitarefas
- Excesso de reuniões
- Acomodação
- Escravização pelo celular
- Falta de concentração
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Evite a delegação “bate-volta”
O sócio-diretor do Instituto Brasileiro para a Competitividade (IBC), Lauro Volaco, informa que, no treinamento direcionado à melhoria da eficiência do tempo, um dos maiores entraves aos profissionais é a delegação reversa. “Isso acontece quando delegamos uma atividade para um de nossos subordinados ou dependentes, que nos devolve sem e aceitamos, gerando retrabalho e perda de tempo”, alerta.
Para se livrar dessa forma de delegação, ele dá algumas sugestões:
- Resista à tentação de pegar a tarefa de volta
- O procedimento adequado é reforçar a orientação, ainda que leve um pouco mais de ? tempo
- Cuidado com o que foi feito errado, pois pode ser um pretexto para se livrar da atividade
- A prática mostra que não aceitar a devolução e mandar fazer de novo é o procedimento correto
- Não aceitando de volta a tarefa, raramente volta errado pela segunda vez.
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Tudo em seu devido tempo
Para que tudo seja feito a seu tempo e que não leve trabalho para casa, é preciso autodisciplina e treinamento constante, com foco na tarefa e nos recursos tecnológicos que nos tira atenção ao longo do dia. No caso dos e-mails, por exemplo, é comum recebermos vários spams, correntes, apresentações de PowerPoint de amigos e colegas e, se deixamos nos “contagiar”, perdemos muito tempo precioso que vai fazer falta lá na frente. Não quero aqui dizer para deletar e-mails dos amigos e deixar de ler esse tipo de mensagem, mas abra uma pasta para esse tipo de e-mail e leia no seu tempo livre, sem pressa ou compromissos. “Faça certo da primeira vez e sempre. Embora simples, o uso desses conceitos na prática do dia-a-dia podem evitar que neste Natal você seja mais um a dizer que ´está numa correria intensa e não tem tempo sobrando para nada´”, avalia Volaco.
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Dicas
Além dos problemas que já identificamos como desperdiçadores do tempo, o consultor elenca alguns outros temas que fazem parte de um treinamento específico para organizar nosso tempo nas 24 horas. Veja se você se encaixa em um desses itens e mude para melhor!
- Desperdiçadores do tempo
- Planejamento inadequado
- Problemas de comunicação
- Desorganização pessoal
- Administração por crise
- Dificuldade em tomar decisões
- Dificuldade em diagnosticar problemas
- Perfeccionismo
- Incapacidade de dizer não
- Uso inadequado do telefone e do e-mail
- Falta de prioridades
- Dificuldade em diagnosticar problemas
- Falta de estabelecimento de objetivos pessoais
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| Autor: Ana Paula Empresa: Stampa News |