Correria de final de ano ou má administração do tempo ?

O grego tem duas palavras ligadas ao tempo: Kronos e Kairos.
Kronos: significa que o tempo está relacionado apenas com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades.
Kairos: relaciona-se com valores e qualidade no uso do tempo.
Saber como administrar o tempo, como tudo, é questão de autotreinamento e autodisciplina.

Você deve estar se perguntando: por que tanto auto e o que tem de relação com nosso tema?

É simples: gostamos muito mais de tomar a iniciativa do que sermos cobrados por qualquer outra pessoa sobre o mau uso do nosso tempo.
Vamos falar um pouco dos níveis de capacidade do uso do tempo: é a capacidade que temos de usar o tempo com foco na atividade a ser desenvolvida com a máxima eficácia.
Temos vários fatores que influenciam para desperdiçar o nosso tempo, tais como:

  • Falta de foco.
  • Excesso de e-mail.
  • Excesso de tarefas.
  • Excesso de papéis.
  • Excesso de telefonemas.
  • Excesso de reuniões.
  • Procrastinar.
  • Acomodação.
  • Escravização pelo celular.
  • Falta de concentração.
  • Excesso de telefonemas.
  • Excesso de reuniões.

Com tantos fatores nos influenciando reforçamos a necessidade de autotreinamento e autodisciplina.
Um fator muito interessante que muitas vezes absorve o nosso tempo é chamado de “delegação reversa”.

Mas o que é isto?
O conceito é simples: é a delegação de uma atividade para um de nossos subordinados ou dependentes, que passado algum tempo, nos devolve sem completá-la e nós a aceitamos.
Quais os argumentos que normalmente são usados? Falta de tempo, não tem os recursos necessários, não entendeu exatamente o que é preciso ser feito ou ter feito errado.

A pergunta que fica é “como vamos nos livrar desta forma de delegação”?

Aqui seguem algumas sugestões:

  • Resista à tentação de pegar a tarefa de volta.
  • O procedimento adequado é reforçar a orientação, ainda que leve um pouco mais de tempo.
  • Cuidado com o que foi feito errado, pois pode ser um pretexto para se livrar da atividade.
  • A prática mostra que não aceitar a devolução e mandar fazer de novo é o procedimento correto.
  • Não aceitando de volta a tarefa, raramente volta errado pela segunda vez.

Outro assunto que sempre vem à tona é sobre o consumo de tempo com o uso de telefone.
O telefone é um dos melhores meios de se comunicar no menor espaço de tempo.
Quais são algumas recomendações que poderemos sugerir para que nosso uso do telefone seja eficaz, principalmente em nossas empresas:

  • Tenha agenda telefônica atualizada.
  • Saiba quem será seu interlocutor.
  • Cumprimente.
  • Identifique-se.
  • Informe empresa e seu cargo.
  • Resuma o motivo da ligação.
  • Tenha caneta e papel disponível para anotações.
  • Seja breve.
  • Seja cortês.
  • Ao finalizar a ligação, agradeça.
  • Utilize a secretária ou secretária eletrônica para triar as ligações.
  • Não interrompa assuntos importantes para atender impulsivamente outras ligações telefônicas ou pessoas.
  • Reserve períodos do dia para atendimento telefônico.
  • Use o telefone fixo preferencialmente ao celular (custo).
  • Sua voz deve ser clara, expressiva e natural.
  • Mantenha o foco nos assuntos tratados.
  • Ouça atentamente.
  • Controle suas emoções.
  • Seja sereno.
  • Seja paciente.

Poderíamos falar de mais uma porção de coisas que tornam nossa administração do tempo ineficaz, mas vamos abordar apenas mais uma. É sobre o retrabalho.
Pense um pouco sobre as últimas atividades que desenvolveu e que precisou refazê-las por erros, esquecimentos, falta de compreensão, falta de conhecimento, falta de atenção, etc.
Está em você evitar retrabalho para você e seu time:

  • Esteja treinado, treine seu time e recicle de tempos em tempos.
  • Foco e atenção na tarefa.
  • Tenha uma lista dos itens que quer abordar.
  • Solicite os esclarecimentos que se fizerem necessários e verifique se o que entendeu está correto (feedback).
  • Faça certo da primeira vez e sempre.

Esperamos que com o entendimento destes conceitos simples, aplicados na prática do dia-a-dia, possam evitar que neste Natal você seja mais um a dizer que “está numa correria intensa e não tem tempo sobrando para nada”.

Autor: Lauro Volaco
Empresa: IBC – Instituto Brasileiro para a Competitividade