Gerenciamento da rotina: GR – Um diferencial para sua organização

Você aplica a ferramenta de gestão denominada Gerenciamento da Rotina – GR em sua organização? Tem atualizado e reciclado o conteúdo deste conceito, com o passar do tempo para você e seu time? Todos os setores, departamentos, divisões, etc., estão utilizando o GR de forma eficaz? Se à qualquer uma destas perguntas a resposta for negativa, você está perdendo dinheiro/competitividade e terá cada vez mais dificuldades para superar seus concorrentes e dar vida mais longa à sua organização.

O sucesso das organizações depende de vários fatores. Sabe-se que 5% do sucesso depende de hardware, 15% de software e 80% de humanware. Isto mostra que o vital para aumentar a competitividade e por conseguinte a lucratividade são PESSOAS. Esses dados não são nenhuma novidade para um empreendedor mas, a pergunta que não quer calar é: nosso pessoal, nossa equipe, nosso time, nossos funcionários, nossos colaboradores ou qualquer denominação que damos ao nosso humanware, estão preparados/treinados para os novos desafios que aparecem no dia-a-dia?

O Gerenciamento de Rotina, define as funções gerenciais e operacionais para situações normais e também para as ocorrências de anomalias. Reforça também o inter-relacionamento entre o que é o Gerenciamento de Rotina e o que é Gerenciamento pelas Diretrizes. O que o GR prega é que cada colaborador saiba exatamente suas funções para evitar sua duplicidade, ou o que é ainda pior, que atividades importantes/críticas não sejam executadas no devido tempo, por esquecimento ou indefinição das funções, podendo acarretar comprometimentos.

Os focos do Gerenciamento da Rotina são:

  • padronização dos processos e do trabalho.
  • monitoramento dos resultados dos processos e comparação com as metas.
  • ação corretiva no processo a partir dos desvios encontrados nos resultados comparados com as metas.
  • bom ambiente de trabalho (5 S’s) e na potencialização da produtividade do conhecimento humano (CCQ e Sistema de Sugestões).
  • busca contínua da perfeição.
  • gerente como líder de mudanças.

Fatores decisivos:

  • liderança.
  • educação e treinamento.
  • a prática do conhecimento adquirido, agrega valor, trazendo benefícios.
  • mudança é o único caminho para a sobrevivência da organização.

Para mudar a organização, para torná-la líder do mercado, precisamos de Educação e Treinamento, otimizando os processos que estão arraigados em nossos conhecimentos. Ao participar de um treinamento ou ler/estudar um livro, as pessoas adquirem conhecimento mental. Com o passar do tempo este desaparece. Quando se executa uma atividade com o conhecimento adquirido, as pessoas passam a ter conhecimento prático. Este é duradouro pois, “quem sabe, faz”. O conhecimento prático é superior ao conhecimento mental. Resta então, algo extremamente importante, que são as ações para que as mudanças se efetivem na prática.

O Gerenciamento da Rotina do Dia-a-Dia é um processo estruturado de:

  • Monitoramento de resultados medidos através de indicadores de desempenho e comparados com metas.
  • Tratamento de anomalias ou não conformidades que impedem o atingimento das metas.
  • Análise das causas fundamentais, elaboração e implementação de plano de ação até que a anomalia ou não conformidade seja solucionada.

Queremos ainda, salientar alguns princípios básicos do Sistema de Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia:

  • Clara definição da autoridade e da responsabilidade de cada colaborador.
  • Padronização das atividades nos processos críticos do trabalho.
  • Monitoramento dos resultados destes processos e sua comparação com as metas.
  • Imediata tomada de ações corretivas no processo, a partir dos desvios/anomalias detectadas.
  • Ambiente de trabalho harmonioso utilizando o máximo potencial intelectual das pessoas.
  • Busca do melhoramento contínuo: busca da perfeição.

Outros temas devem ser abordados no GR, tais como:

  • KPI’s.
  • Reuniões periódicas de monitoramento.
  • Modelo de grade de reuniões de monitoramento.
  • Estrutura do diagnóstico do GR.
  • Identificação e análise de anomalias.
  • PDCA.
  • Plano de Ação.
  • Priorização de ações.
  • Atividades de diagnóstico do GR.
  • Planos de trabalho, etc.

Dentre as inúmeras ferramentas existentes, esta é uma das que pode contribuir enormemente para o sucesso de seu negócio!!! É claro que este é o seu propósito enquanto gestor, mas ocorre que muitas vezes ações importantes passam despercebidas por falta de conhecimento sobre ferramentas eficazes que alavancam e impulsionam nossos objetivos.
O IBC nasceu com a finalidade de auxiliar a sua organização para ser a melhor do mundo em seu ramo de negócio.

Autor: Lauro Rubens Duarte Volaco
Empresa: IBC – Instituto Brasileiro para a Competitividade