REUNIÕES E A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

VIRANDO A PRÓPRIA MESA – Episódio 39

Virando a própria mesa: Ricardo Semler

REUNIÕES E A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Ricardo Semler aborda este tema de forma sintética mas incisiva, pois são inúmeras as barbaridades que se cometem quando uma reunião é realizada sem critérios de eficácia.

Reuniões:

  • Além de todos os conselhos dados por livros, seminários e outros meios, listarei abaixo medidas (novamente) simples e óbvias que resolvem o problema e apenas não são adotadas porque são simples e óbvias:
    • Comece na hora.
    • Não comece sem horário para terminar – pág. 177
    • Liste a agenda na cara de todos.
    • Na reunião delegue para um ou mais membros a discussão de qualquer item que possa tomar mais tempo do que parece, ou que começa a se estender sem conclusão à vista.
    • Não faça reunião com mais de duas horas de duração.
    • Alterne o relator que vai fazendo a ata durante a discussão.
    • Faça uso obsessivo de quadros negro, verdes e brancos, flip-charts, etc.
    • Abomine interrupções – pág. 178

Quando prestamos consultoria numa grande empresa, ouvi de várias pessoas que elas quase não tinham tempo para trabalhar pelo excesso de reuniões e que muitas delas não serviam para nada, mas as impediam a desenvolver suas atividades fim. Pedi para assistir uma reunião e assegurei que não falaria uma palavra. Só anotaria as aberrações que encontrasse para que aquela reunião fosse eficaz. Fiquei quase louco. Parecia o circo dos horrores de tantos erros cometidos e o enorme desperdício de tempo.

Treinamos então as chefias em “reuniões eficazes”, onde em 62 slides e 1h30min de duração e pudemos abordar erros mais frequentes, atividades preparatórias para o sucesso, atividades complementares durante e após a reunião e mais alguns tópicos. Tudo muito simples, mas que trouxe enorme economia de tempo e dinheiro.

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